Bewährtes Verfahren beim Einführen eines Kontrollgangsystems

Auf Basis unserer 20jährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Sicherheitsmanagern profitieren Sie hier von einigen Tipps für die Implementation eines Wächterkontrollsystems.

Legen Sie Ihre Ziele fest

Vielleicht führt Ihre Wachmannschaft bereits Kontrollrunden aus – dann ist es nun an der Zeit potentielle Sicherheitsrisiken im jeweiligen Objekt herauszuarbeiten und darüber nachzudenken, ob die bisherigen Kontrollen den Sicherheitsbedarf auch tatsächlich abdecken.

Was soll kontrolliert werden?

Für die Planung Ihrer Kontrollen empfehlen wir einen Risikomanagement-Ansatz mit einer Evaluation Ihrer Sicherheitsdefizite wie beispielsweise Diebstahl, Schutz sensibler Informationen, Schadensprävention.

Bewerten Sie die zu adressierenden Risiken Ihres Kontrollobjektes und entwickeln hierzu einen Kontroll- und Präventionsplan. Legen Sie fest, wo Kontrollen durch Ihr Sicherheitspersonal stattfinden müssen und erstellen eine Prioritätsliste, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Risiken adressiert werden.

Was muss dokumentiert werden?

Mit eine der wichtigsten Funktionen ist die Dokumentation der gesammelten Daten – für Sie selbst, die Unternehmensführung oder vielleicht auch Versicherungen. Berichte sind gerade im Streitfall Ihre Beweisstücke, dass Rundgänge und Inspektionen vorschriftsmäßig durchgeführt wurden.

Stellen Sie deshalb sicher, dass spezifische Sicherheitskontrollen in Ihrer Planung enthalten sind. Nur wenige Kontrollgangsysteme können Dokumentationen zur Kontrolle von Feuerpräventionsausrüstung und Lebenssicherheits-Ausrüstung, Notausgangsbeschilderung usw. liefern.

Strategische Kontrollstelleninstallation

Platzieren Sie die Kontrollstellen so, dass Ihre Wachmannschaft alle zu kontrollierenden Areale auch tatsächlich passieren muss. Wenn z.B. das Dach patrouilliert werden soll, platzieren Sie zwei Kontrollstellen an gegenüberliegenden Ecken. Oder sollte ein Abstellraum in die Kontrollrunde eingeschlossen sein, installieren Sie die Kontrollstelle am Ende des Raumes.

Möchten Sie während der Runde eine Beobachtung oder einen Zustand erfassen, platzieren Sie den Kontrollpunkt nahe des zu kontrollierenden Objekts – z.B. eine Tür, die verschlossen sein muss; die Beleuchtung eines Notausgangszeichen usw.

Damit die gewünschten Informationen in den Berichten wiedergegeben werden können, definieren Sie Ihre potentiellen Ereignisse.

Bei aller Planung bedenken Sie bitte, dass eine große Menge an installierten Kontrollstellen nicht immer bessere Ergebnisse erbringt. Ihre Mitarbeiter sollen sich auf das Beobachten und Sichern des jeweiligen Objekts konzentrieren und nicht auf das Abarbeiten von Unmengen an Kontrollpunkten.

Aufsicht Ihrer Mitarbeiter

Mit einem Wächterkontrollsystem senden Sie die kraftvolle Nachricht an Ihre Sicherheitskräfte, dass Sie sich für die Ausführung der Rundgänge interessieren. Allein damit verbessern Sie Einstellungen, etablieren Verantwortungsgefühl und fördern Professionalität in Ihrem Fachbereich.

Befassen Sie sich mit Bedenken

Aus Akzeptanzgründen ist es wichtig, dass Sie möglichen Bedenken gegen eine Einführung oder Wiedereinsetzung eines Wächterkontrollsystems Gehör schenken. Es kann einen großen Unterschied machen wie dieses Vorhaben präsentiert wird. Ein Wächterkontrollsystem ist nur dann erfolgreich, wenn es nicht als reines Kontrollmedium durch die Sicherheitskräfte wahrgenommen wird, sondern vielmehr als Werkzeug und Unterstützungsmedium für jedermanns Arbeit.

Herauszuarbeiten ist hierbei die Verantwortung Ihres Fachbereiches und den Bedarf an elektronischer Informationsaufbereitung. Betonen Sie natürlich, dass das System auch den Dokumentationsaufwand des einzelnen Mitarbeiters reduziert und Ihn natürlich schützt. Im Falle eines kritischen Vorfalls oder einer nachträglichen Untersuchung kann damit nachgewiesen werden, dass der Mitarbeiter seine Patrouillen in vorgeschriebener Weise durchgeführt hat.

Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter als Fachmänner. Wenn Sie ein professionelles Wächterkontrollsystem wie Guard1 Plus einführen, erläutern Sie dies als Teil eines Programms zur Aufrechterhaltung professioneller Standards im Sicherheitsbereich.

Leistung der Mitarbeiter

Natürlich ist ein Wächterkontrollsystem auch ein Kontrollwerkzeug dafür, dass die vorgeschriebene Arbeit geleistet wurde. Die zur Verfügung gestellte Dokumentation erleichtert Ihnen das schwere Projekt, die Mitarbeiterleistung zu verbessern.

Möglichen Missbrauchsversuchen sollten Sie damit begegnen, schon vorab das richtige System auszuwählen. Die Entscheidung sollte zugunsten eines Systems getroffen werden, dass vorsätzlichem Missbrauch wie harte Stöße oder Eintauchen in Flüssigkeiten widerstehen kann. Unser System bietet Ihnen z.B. ein Protokoll, das eventuelle Missbrauchsereignisse wiedergibt.

Vereinfachung Ihrer Arbeit

Sie haben eine Fülle von zu bewältigender Aufgaben. Bei der Einführungsplanung sowie auch der Auswahl eines Wächterkontrollsystems sollten Sie sich deshalb immer für das System entscheiden, das Ihnen Ihre Arbeit erleichtert.

Lassen Sie sich durch Ausnahmen leiten

Entscheiden Sie sich für ein System, das im Minimumfall Ausnahmen wiedergeben kann. Damit ersparen Sie sich kostbare Zeit, alle Kontrollgangsdaten manuell zu evaluieren.

Automatisieren der Berichterstattung

Warum Berichte selbst erstellen, wenn dies automatisch erfolgen kann? Investieren Sie in ein System, das Berichte automatisch an Ihre oder auch andere E-Mail-Adressen senden kann.