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Utiliser au mieux un système contrôleur de ronde

Utiliser au mieux un système contrôleur de ronde

Voici quelques conseils issus de notre expérience de plus de vingt ans dans le domaine de la sécurité. Nous espérons qu’ils vous seront profitables.

Définissez vos objectifs

Vos agents effectuent probablement déjà des rondes. Dans ce cas, il est temps pour vous d’évaluer les risques rencontrés par votre établissement pour déterminer si votre système de protection actuel correspond à vos besoins réels.

Identifiez vos besoins en terme de surveillance

En planifiant les rondes, cherchez à évaluer les risques. Êtes-vous confronté à des problèmes de vol ou de vandalisme ? Souhaitez-vous protéger des données confidentielles ? Voulez-vous éviter des dégâts accidentels ?

Evaluez les risques auxquels vous devez faire face et développez une planification adéquate des rondes. Déterminez les endroits dans lesquels les agents doivent effectuer leur ronde. Si vous disposez de moyens limités, identifiez les risques à neutraliser en priorité.

Evaluez vos besoins en documentation

L’une des fonctions principales d’un système de contrôle de ronde est de vous fournir de la documentation, que ce soit pour vous, votre direction ou votre assureur. En cas d’accident ou de litige, les rapports de ronde sont la preuve que les inspections et rondes ont correctement été effectuées.

Veillez à inclure des inspections des équipements de sécurité dans votre organisation des rondes. Certains systèmes rondiers peuvent éditer des rapports concernant le contrôle des équipements anti-incendie, le matériel de sécurité ou encore la présence des panneaux de sortie de secours.

Organisez le déploiement de votre personnel

Installez les points de contrôle de façon à ce que la ronde effectuée par vos agents couvre toutes les zones à surveiller. Si vous souhaitez leur faire vérifier le toit, disposez des points de contrôle à deux angles opposés. Dans le cas d’un entrepôt, placez le point de contrôle au fond de la pièce.

Si la ronde comprend l'enregistrement d'une observation ou d'une situation, installez le point de contrôle à proximité de l'endroit à vérifier, par exemple une porte devant être verrouillée ou un panneau d'issue de secours devant être éclairé.

Définissez les différents types d'anomalie de façon à pouvoir retrouver les informations nécessaires dans les rapports.

N’oubliez pas que le mieux est souvent l’ennemi du bien. Assurez-vous que vos agents se concentrent plus sur l’observation et la sécurité de votre établissement que sur la simple lecture des points de contrôle.

Gérez votre personnel

Un système contrôleur de ronde est un message fort lancé à votre personnel. Cela signifie que vous vous intéressez au bon déroulement des rondes. Seul cet intérêt permet l’amélioration des comportements et peut conduire à une responsabilisation et à un professionnalisme accrus.

Tenez compte des préoccupations du personnel

Assurez-vous de correctement prendre en considération les préoccupations que vos agents peuvent avoir concernant leur apprentissage à gérer le système rondier que vous allez implémenter ou réorganiser.

Votre façon de présenter le système est capitale. Un système de contrôle de ronde fonctionne mieux quand les agents comprennent qu’il ne s’agit pas d’un “flicage” et qu’ils le considèrent plutôt comme un outil visant à améliorer leur travail.

Expliquez les responsabilités auxquelles est confronté votre service ainsi que le besoin en documentation qu'un système rondier entraîne. Si le système réduit les tâches administratives, soulignez ce point.

L’un des aspects trop souvent éludés est la protection apportée par le système rondier aux agents eux-mêmes. En cas d’incident ou d’enquête, le système permet de prouver que l’agent a correctement effectué sa ronde.

Traitez vos agents en professionnels. Si vous mettez en place un système professionnel tel que Guard1 Plus, expliquez que cela fait partie d'un programme de maintien des normes professionnelles au sein du service en charge de la sécurité.

Efficacité du personnel

Evidemment, un système de contrôle de ronde est aussi un moyen d’assurer l’efficacité du personnel. Après avoir mis en place leur système, beaucoup de services de sécurité ont vu leurs soupçons se confirmer : certains agents n'assuraient pas leur ronde. Les documents fournis par un système rondier facilitent beaucoup l’amélioration de l’efficacité du personnel, et fournissent en outre un support papier en cas d’action disciplinaire.

Vous pourriez craindre que votre personnel réponde à l’installation d’un système rondier par des tentatives de dégradation ou de fraude. La solution réside dans le choix anticipé du système adéquat. Dans ce cas, vous devez opter pour un système résistant aux tentatives intentionnelles de fraude ou de dégradation, et qui peut également rapporter sur papier des tentatives telles que choc brutal ou immersion dans un liquide. Avec Guard1 Plus, vous disposez d’un historique des dégradations.

Simplifiez-vous la tâche !

Vous avez suffisamment à gérer. Lors de la planification et du choix d’un système contrôleur de ronde, donnez la préférence aux options qui vous faciliteront la tâche.

Gérez par exception

Choisissez un système rondier qui propose au minimum des rapports d’exceptions qui indiquent les points de contrôle non saisis. Envisagez l’acquisition d’un module complémentaire, comme Rounds Tracker (disponible uniquement en anglais) permettant de réduire la reprise de toutes les rondes d’une journée littéralement à quelques secondes.