Guard Tour System 

Optimaal gebruik van uw rondecontrolesysteem

Hier volgen enkele tips gebaseerd op onze jarenlange werkervaring met beveiligingsmanagers. U zult er hopelijk veel aan hebben.

Bepaal uw doelstellingen

Mogelijk lopen uw bewakers al inspectieronden. In dat geval is dit het goede moment om te bekijken welke risico’s uw instelling loopt en of de inspectieronden de bescherming bieden die u nodig hebt.

Wat moet u bewaken?

Kies voor een benadering van risicobeheer bij het plannen van rondecontroles. Hebt u te maken met problemen als diefstal of vandalisme? Moet u vertrouwelijke informatie beschermen? Schade door ongevallen voorkomen?

Beoordeel de risico's die uw instelling loopt en ontwikkel een rondecontroleplan dat deze risico's aanpakt. Bepaal waar uw bewakers hun inspectieronde moeten lopen. Als u over beperkte middelen beschikt, stel dan de juiste prioriteiten zodat u zeker weet dat u de belangrijkste risico’s aanpakt.

Wat moet u documenteren?

Een belangrijke functie van een rondecontrolesysteem is om documentatie te bieden – voor uzelf, voor uw management of voor uw verzekeringsmaatschappij. Bij een ongeval of een geschil kunnen de rapporten van de rondecontroles als bewijs dienen dat uw inspectierondes goed werden uitgevoerd.

Zorg ervoor dat u veiligheidsinspecties in de planning van uw rondecontroles opneemt. Sommige rondecontrolesystemen kunnen inspectie van brandveiligheid en van veiligheidsapparatuur, aanduidingen van nooduitgangen en meer documenteren.

Plan uw opstelling

Plaats uw controlepunten zo dat uw bewakers langs alle gebieden die moeten worden geïnspecteerd, moeten lopen. Als de bewaker bijvoorbeeld het dak moet controleren, plaats dan controlepunten op twee tegenoverliggende hoeken. Als een opslagruimte moet worden geïnspecteerd, plaats het controlepunt dan helemaal achter in de ruimte.

Als tijdens de inspectieronde een waarneming of toestand moet worden geregistreerd, plaats het controlepunt dan naast het punt dat moet worden gecontroleerd (bijvoorbeeld een deur die vergrendeld moet zijn, aanduidingen van nooduitgangen die moeten branden, enzovoorts).

Definieer uw incidenten zodat de vereiste informatie in de rapporten wordt opgenomen.

En denk eraan: meer is niet altijd beter. Zorg ervoor dat uw bewakers uw instelling in de gaten houden en beveiligen, in plaats van dat ze alleen de controlepunten lezen.

Geef leiding aan uw bewakers

Een rondecontrolesysteem geeft een krachtig signaal af aan uw bewakers, namelijk dat u het belangrijk vindt hoe de inspectieronden worden uitgevoerd. Dit alleen al kan de houding van het personeel verbeteren, hen verantwoordelijker maken en professioneel gedrag in uw afdeling bevorderen.

Houd rekening met de zorgen van de bewakers

Zorg ervoor dat u rekening houdt met de bezorgdheid van uw bewakers wanneer ze horen dat u een rondecontrolesysteem gaat implementeren of installeren.

De manier waarop u het systeem presenteert kan een groot verschil maken. Een rondecontrolesysteem slaagt het best als de bewakers beseffen dat het geen Big Brother is en als ze het aanvaarden als hulpmiddel waarmee ze hun werk beter kunnen doen.

Leg de verantwoordelijkheden van uw afdeling uit en benadruk de documentatiemogelijkheden die een rondecontrolesysteem biedt. Als het nieuwe systeem het papierwerk van de bewakers vermindert, wijs hen daar dan op.

Een belangrijk punt dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de bescherming die een rondecontrolesysteem de bewakers zelf biedt. In het geval van een incident of onderzoek kan het rondecontrolesysteem aantonen dat een bewaker zijn of haar inspectieronden goed heeft uitgevoerd.

Behandel uw bewakers als professionals. Als u een professioneel systeem als Guard1 Plus implementeert, leg dan uit dat het deel uitmaakt van het programma om professionele standaarden voor uw beveiligingsafdeling te behouden.

Prestaties van de bewakers

Natuurlijk is een rondecontrolesysteem ook een middel om de prestaties van de bewakers te garanderen. Nadat beveiligingsafdelingen een systeem implementeren, zien ze vaak bevestigd wat ze al vermoedden, namelijk dat sommige bewakers hun ronden niet goed uitvoeren. De documentatie van een rondecontrolesysteem maakt het verbeteren van de prestaties van de bewakers veel gemakkelijker en biedt ondersteuning en documentatie als disciplinaire maatregelen moeten worden genomen.

Mogelijk ziet u dat bewakers pogingen tot misbruik doen nadat een rondecontrolesysteem is geïmplementeerd. De oplossing ligt erin van tevoren het juiste systeem te selecteren. U moet een systeem kiezen dat bestand is tegen opzettelijk misbruik en dat pogingen tot misbruik, zoals onderdompeling of harde stoten, kan documenteren. Guard1 Plus biedt een logboek met de geschiedenis van misbruikgebeurtenissen.

Vereenvoudig uw werk!

U hebt al genoeg om zich zorgen over te maken. Wanneer u een rondecontrolesysteem plant en selecteert, zorg er dan voor dat u volop gebruik maakt van de functies die uw werk eenvoudiger kunnen maken.

Hanteer het “manage by exception”-principe

Kies ten minste een rondecontrolesysteem dat uitzonderingsrapporten biedt. Overweeg een randapparaat als Rounds Tracker, waardoor de tijd die nodig is om rondecontroles te controleren letterlijk tot enkele seconden per dag wordt beperkt.

Automatiseer rapportdistributie

Waarom zou u rapporten opstellen als ze voor u opgesteld kunnen worden? Investeer in een systeem dat rapporten naar uw postvak kan sturen.